AI-implementatie

AI-implementatie die het over­tikken weghaalt.

Bonnen binnen, overtikken, pas dan factureren. Dat kan anders.We helpen je bedrijfsprocessen automatiseren met AI, in de administratie die je al hebt. Jij controleert en keurt goed.

Nu

Overtikken, zoeken, overtikken.

  1. Een werkbon of inkoopbon komt binnen als bijlage of foto.
  2. Iemand tikt de gegevens over in je administratie.
  3. Iemand zoekt erbij welk project of welke klant het is.
  4. Pas daarna kan er gefactureerd worden.
Met AI-implementatie

Documentverwerking zonder overtikken.

Werkbonnen en inkoopbonnen staan klaar in je bestaande administratie. Jij controleert en keurt goed, zonder alles opnieuw in te voeren.

  1. De bon komt binnen

    Werkbonnen en inkoopbonnen gaan naar één aangewezen inbox, als bijlage of foto.

  2. AI leest en controleert

    De afgesproken velden worden uitgelezen en gekoppeld aan je bestaande klanten en projecten. Dubbele documenten, ontbrekende velden en rekenfouten worden gesignaleerd.

  3. Het concept staat klaar

    Het resultaat staat als concept in je administratie, met het originele document erbij. Wat onleesbaar of onbekend is, gaat naar jou.

  4. Jij keurt goed

    Er wordt niets geboekt zonder jouw akkoord. De eerste versie schrijft alleen gecontroleerde concepten weg.

Bedoeld voor installatie-, onderhouds- en bouwbedrijven met ongeveer 5 tot 20 medewerkers, waar bonnen nu worden overgetikt voordat er gefactureerd kan worden.

Wat het oplevert

Minder overtikken, meer controle.

AI leest je werkbonnen en inkoopbonnen, controleert ze en zet ze als concept klaar in je boekhouding. Jij houdt het laatste woord.

  1. Niet meer overtikken

    De afgesproken gegevens komen als concept in je eigen boekhoudpakket, met het originele document erbij. Wat het systeem kan lezen, hoeft niemand meer regel voor regel over te tikken.

  2. Fouten vallen eerder op

    Dubbele bonnen, ontbrekende velden en rekenfouten worden gemarkeerd voordat er iets geboekt wordt. Zo zie je ze voordat je factureert, niet achteraf.

  3. Elke bon langs dezelfde regels

    We spreken vooraf af welke velden er moeten staan en welke controles we doen. Elke bon wordt daaraan getoetst. Herkent het systeem de klant en het project, dan koppelt het de bon daaraan. Kan het een bon niet lezen, of herkent het de klant of het project niet, dan komt die bij jou terug.

  4. Jij keurt goed, en ziet meteen wat aandacht vraagt

    Er wordt niets geboekt zonder jouw akkoord. Bij elk concept zit het originele document, en wat niet klopt of ontbreekt staat gemarkeerd. Zo weet je waar je extra goed moet kijken.

  5. Minder avonden met bonnen

    De tijd die nu naar overtikken gaat, kun je besteden aan klanten, planning en op tijd factureren. Je blijft controleren, maar met minder handmatig werk.

  6. Reken het na tegen uitbesteden

    Besteed je dit werk nu uit, of gaat het in overuren? Leg dat naast de vaste prijs voor de bouw en Beheer vanaf € 149 per maand. Die prijzen weet je voordat er iets gebouwd wordt.

Uit de praktijk

Van overtikken naar plakken en klaar.

Een ander proces dan werkbonnen, maar dezelfde aanpak: één proces, en daarbij begonnen.

Collect regelt tour-operations voor artiesten. Gegevens uit mail, WhatsApp en pdf's werden met de hand in de agenda gezet. Met een intake-agent plak je ze op één plek. Er wordt een voorstel klaargezet, iemand keurt het goed en pas dan staat het event in de agenda. Gemeten met de manager van een artiest als gebruiker.

Bij Collect plak je de gegevens zelf. Voor werkbonnen en inkoopbonnen gaan we verder: het systeem leest de bonnen zelf en controleert ze. Net als bij Collect keur jij goed voordat er iets geboekt wordt.

Bekijk de case Collect →

5 min → 1 minper boeking, voor een event of meerdere boekingen aanmaken

We bouwen AI ook voor onszelf. Dicteer is ons eigen product: "Jij praat. Dicteer typt." Bekijk Dicteer →

De grenzen

Wat de eerste versie wel en niet doet.

Een afgebakend begin werkt beter dan alles tegelijk. Wat buiten deze grenzen valt, krijgt een eigen voorstel.

Binnen de eerste versie

  • Eén proces, één verantwoordelijke en één ontvangend pakket: boekhouding, CRM of planning.
  • Eén inbox en maximaal twee documentsoorten, om te beginnen werkbonnen en inkoopbonnen.
  • Uitlezen van de afgesproken velden, koppelen aan bestaande klanten en projecten en klaarzetten als concept.
  • Controle op verplichte velden, dubbele documenten en rekenfouten, met jou als vangnet.
  • Een verwerkingsoverzicht, foutmeldingen en een terugvalprocedure.
  • Testen met jouw eigen voorbeelden, een werkinstructie en een overdrachtssessie.

Niet inbegrepen

  • Een nieuwe boekhouding of planner.
  • Alle documentsoorten tegelijk, of het opschonen van oude documenten.
  • Gegarandeerde herkenning van handgeschreven bonnen.
  • Zelfstandig boeken of betalen, en fiscale beoordeling.
  • Fragiele omwegen via schermautomatisering.
  • Een storingsdienst buiten werktijd.
  • Softwarelicenties en AI-verbruik. Die begroten we apart en betaal je rechtstreeks.

Als startgrens rekenen we met ongeveer 500 documenten per maand, maximaal vijf pagina's per document en een pakket met een bruikbare standaard-API. De Inventarisatie bevestigt of dat bij jou past.

Indicatie voor de bouw: twee tot drie weken na akkoord, als je voorbeelden en toegang op tijd klaarstaan en je binnen twee werkdagen reageert.

Lost de scanfunctie van je boekhoudpakket dit al op? Dan zeggen we dat in de Inventarisatie, voordat je iets laat bouwen.

Over vertrouwelijke gegevens in bonnen maken we vooraf afspraken: minimale verwerking, een afgeschermde omgeving, vaste bewaartermijnen en een verwerkersovereenkomst. Je krijgt aantoonbare AVG-maatregelen en vastgelegde verwerkingskeuzes.

Zo werkt het, en wat het kost

Eerst weten, dan bouwen, dan draaiend houden.

Je weet wat het oplevert en wat het kost voordat er iets gebouwd wordt.

  1. 01

    Gratis gesprek

    Gratis, 30 minuten

    We kijken samen naar je meest handmatige taak.

  2. 02

    Inventarisatie

    € 500 ex btw, vooraf gefactureerd

    We brengen je proces, je data en je systemen in kaart.

    Bekijk de Inventarisatie →
  3. 03

    Bouwen

    Een vaste prijs voor de afgesproken scope

    Richtprijs rond € 2.500 ex btw. De € 500 gaat eraf.

04 Het maandelijkse deel

Beheer

€ 149per maand ex btw, voor één gegevensstroom

Plus € 49 per maand voor elke extra gegevensstroom. Documentverwerking met twee gegevensstromen is een voorbeeld: € 198 per maand ex btw, en in de offerte staat hoeveel het er bij jou zijn.

Wij hosten en draaien je koppelingen en lossen storingen op zonder meerkosten. Minimaal drie maanden, daarna maandelijks opzegbaar met een maand opzegtermijn.

Alleen als wij het hosten en draaien. Beheer je het zelf, dan betaal je het niet.

Alles over Beheer →

Niet doorgaan met de bouw? Je hebt het overzicht van je processen.

Alles bouwen we op maat, voor de scope die we samen afspreken. Alle prijzen op een rij →

Veelgestelde vragen

Eerlijk over wat het is.

Geen black box die je boekhouding overneemt. Wel een laag die het handmatige werk weghaalt, jij houdt de controle.

Nee. We sluiten aan op wat je al gebruikt, zoals Moneybird, Exact, Mollie of Stripe.
Ja. De AI zet een concept klaar en er wordt niets geboekt of verstuurd zonder jouw akkoord, tenzij jij dat anders wilt.
We leggen vooraf vast welke gegevens we verwerken en waar, in een verwerkersovereenkomst. Je krijgt aantoonbare AVG-maatregelen en vastgelegde verwerkingskeuzes. Welke AI-aanbieders we gebruiken, staat in onze privacyverklaring.
In de EU, in Frankfurt. Elke organisatie heeft een eigen afgeschermde omgeving. Voor AI-taken gebruiken we nu ook modellen van aanbieders in de VS, met een verwerkersovereenkomst en zonder dat je data wordt gebruikt om AI te trainen. Welke dat zijn, staat in onze privacyverklaring.
De betaling staat in de offerte. Die spreken we per project af.
Ga je binnen 60 dagen door met de bouw, dan verrekenen we het bedrag volledig met de offerte.
Omdat het per bedrijf sterk verschilt. De prijs hangt af van je systemen, het aantal processen en of er API-toegang is. Die aannames staan in de offerte, met een vaste prijs voor de afgesproken scope. Verandert de scope, dan krijg je eerst een voorstel. Er komt nooit zomaar meer op de factuur.
Beheer begint met Basis: € 149 per maand ex btw voor één koppeling, plus € 49 per maand per extra koppeling. Een koppeling is één gegevensstroom tussen twee systemen. Je betaalt alleen als wij het hosten en draaien. Beheer je het zelf, dan betaal je niets. Bekijk Beheer.
  • Een volledige website, rebrand, webshop of breed klantportaal.
  • Opschonen van historische data of migratie van je kernsysteem.
  • Meer dan één afdeling of meer dan één proces van begin tot eind.
  • Ongelimiteerde koppelingen, uitzonderingen of revisierondes.
  • Niet-standaard of ontbrekende API's die een fragiele omweg vragen.
  • Kritieke werking rond de klok of een storingsdienst.
  • Medische gegevens, bijzondere persoonsgegevens of gevoelige personeelsdata in de eerste pilots.
  • Zelfstandige beslissingen over recht, personeel, krediet of betalingen.
  • Abonnementen en verbruikskosten van derden.
  • Nieuwe eisen nadat de acceptatiecriteria zijn afgesproken.
Je bent eigenaar van je accounts, je data, de configuratie en het resultaat. Loopt het bij jou of bij een derde partij vertraging op, dan schuift de planning mee; de scope en de inbegrepen inzet groeien niet mee.
Begin klein

Benieuwd wat er bij jou te automatiseren valt?

In 30 minuten lopen we een proces door dat nu met de hand gaat.